حسابرسی سهام چیست و چگونه انجام می شود؟

هر شغلی که شامل فروش کالاهای فیزیکی باشد ، کالاهایی را که در جایی ذخیره می شود ، دارد. علاوه بر قفسه ها و اتاق های پشتی فروشگاه های خرده فروشی ، کالاها را می توان در مراکز توزیع ذخیره کرد که در آنجا سفارشات را از تأمین کنندگان یا مراکز لجستیک دریافت می کنند که در آن این موارد به مشتریان ارسال می شود. هر از گاهی ، همه خرده فروشان باید تأیید کنند که کالاهایی که در هر نقطه ای از زنجیره تأمین خود دارند ، با آنچه سوابق فروش و موجودی آنها می گویند باید داشته باشند.

این یک حسابرسی سهام است. این یک فرصت ضروری برای شناسایی مکان ها با هم نیست ، بررسی می کند که چرا و دوباره به جلو می روند. هرگونه اختلاف بین سهام واقعی و مبلغی که سوابق فروش نشان می دهد که قبل از ممیزی مجاز به رشد بیش از حد است ، می تواند باعث ایجاد مشکلاتی در جهت تحقق و تصمیم گیری های خرید شود. به همین دلیل ممیزی سهام ، با وجود ناراحتی آنها ، ضروری است.

ما می خواهیم به مشخصات فرآیند انجام ممیزی سهام بپردازیم ، بیاموزیم که چرا این یک کار مهم است که نباید از هر خرده فروش غافل شود ، و به مرحله به مرحله دقیق حسابرسی موجودی خود را طی کنید.

بیایید با اصول اولیه شروع کنیم.

حسابرسی سهام چیست؟

به عبارت ساده ، ممیزی سهام ، که به عنوان حسابرسی موجودی نیز شناخته می شود ، فرایند تأیید اینکه آیا کالاهای فیزیکی موجود در انبار فروشگاه شما با نتایج موجود در رجیستری سهام مطابقت دارد.

ممیزی های موجودی را می توان در داخل شرکت یا از طریق حسابرسان خارجی انجام داد که می توانند از شفافیت حداکثر در نتایج اطمینان حاصل کنند. این که آیا استخدام یک حرفه ای یا انجام موجودی سهام توسط خودتان کاملاً به عهده شماست ، مگر اینکه حسابرسی بخشی از یک روش نظارتی یا مجوز باشد. در این حالت ، مشخصات این روش به قانون کشور بستگی دارد که شرکت شما و یا انبار آن ثبت شده است.

چرا مهم است؟

هر شغلی که به کالاهای فیزیکی متکی باشد باید با انجام حسابرسی موجودی آشنا باشد. با این حال ، بررسی سهام برای عملیات تجارت الکترونیک از اهمیت ویژه ای برخوردار است ، زیرا محصولات آنها می توانند در سطح جهانی در انبارهای مختلف و تدارکات پراکنده شوند. در اینجا ، ممیزی سهام تنها راه برای ردیابی و مدیریت همه محصولات به طور کارآمد است.

در اینجا برخی از مزایای اصلی ممیزی سهام آورده شده است:

• حسابرسی موجودی به طور مستقیم با محاسبه سود شما مرتبط است. اگر برخی از اقلام شما مفقود یا نابجا هستند، مانند این است که پول گم شده یا جا افتاده است. به همین دلیل است که برای اهداف حسابداری و صورت سود و زیان سرمایه گذاری در موجودی به موقع مورد نیاز است.
• حسابرسی سهام می تواند به شما در بهبود سلامت مالی کسب و کارتان کمک کند. با انجام یک تجزیه و تحلیل کامل از وضعیت فعلی کالاهای فیزیکی خود و دفعات خرید آنها، می توانید اطلاعاتی در مورد بخش هایی از موجودی خود کسب کنید که فروش ضعیفی دارند یا به هر طریق دیگری عملکرد ضعیفی دارند.
• مدیریت موجودی به شما کمک می کند تا از کلاهبرداری و/یا سرقت جلوگیری یا شناسایی کنید. اگر ممیزی سهام شما هر گونه اختلاف بین کالاهای ثبت شده و معادل های فیزیکی آنها را نشان دهد، ممکن است نتیجه این جنبه های ناگوار ذخیره موجودی باشد.

همانطور که می بینید، حسابرسی سهام ممکن است به یکی از مهمترین رویه های انجام شده توسط یک تجارت تبدیل شود، زیرا بخشی از وضعیت مالی فعلی شرکت را منعکس می کند. مهمتر از آن، حسابرسی دقیق سهام می تواند به شما در حل مسائل موجود و همچنین جلوگیری از مشکلات آینده کمک کند.

فرآیند حسابرسی سهام

در حالی که هیچ روش استانداردی برای انجام ممیزی وجود ندارد و جزئیات از عملیاتی به عملیات دیگر متفاوت است، مراحل و فعالیت هایی وجود دارد که در اکثر ممیزی ها مشترک است:

پیش بینی تقاضا و ذخیره

بدترین اتفاقی که ممکن است در طول حسابرسی موجودی برای شما بیفتد تمام شدن موجودی است. پس از همه، شما نمی خواهید کل عملیات خود را در حین انجام ممیزی متوقف کنید. این همیشه امکان پذیر نیست و برخی از عملیات های کوچکتر در موقعیتی هستند که واقعاً برای یک روز تعطیل می شوند، اما این می تواند یک حرکت خطرناک باشد. به همین دلیل ضروری است که قبل از انجام حسابرسی، اطلاعاتی را که در اختیار دارید برای پیش‌بینی تقاضای آینده بررسی کنید.

کالاهای فیزیکی را بشمارید

در اینجا رویکردها و روش شناسی های مختلفی وجود دارد. به عنوان مثال، می توانید آیتم به کالا بروید و هر چیزی را که در قفسه انبار خود پیدا می کنید، ثبت کنید. برای آسان‌تر کردن کارها، می‌توانید یک تجزیه و تحلیل قطعی انجام دهید، که در آن کل کسب و کار خود را در حین حسابرسی به حالت تعلیق در می‌آورید، اما تعدادی از مسائل وجود دارد که می‌تواند منجر به آن شود.

در عوض، می توانید سعی کنید یک شمارش چرخه انجام دهید، که شما را مجبور به شمارش کل سهام خود به یکباره نمی کند. با شمارش چرخه، می‌توانید نوع خاصی از محصولی را که می‌خواهید در یک بازه زمانی خاص حسابرسی کنید، انتخاب کنید. ممکن است دقت کمتری نسبت به شمارش فیزیکی کامل داشته باشد، اما در عملیات شما اختلال بسیار کمتری دارد.

از طرف دیگر، می‌توانید یک ممیزی چک نقطه‌ای را اجرا کنید، که در آن فقط یک یا دو محصول را با هدف شناسایی هرگونه مشکل در نگهداری سوابق تأیید می‌کنید. اگر عدم تطابق یافت نشد، می توانید نتیجه بگیرید که منابع شما به روز هستند و سهام شما دست نخورده است.

اینها تنها راه‌های انجام حسابرسی نیستند، بلکه از رایج‌ترین روش‌ها هستند.

یافته های خود را دوباره بررسی کنید

انجام هر کاری دو بار ممکن است بیش از حد به نظر برسد، اما ممیزی در انبار، بررسی دوباره ضروری است. عامل خطای انسانی در اینجا مطرح است و مقیاس کار اغلب می تواند بیش از آن باشد که بتوان به یک منبع واحد اعتماد کرد. به همین دلیل ضروری است که اکتشافات خود را بررسی کنید.

تکنیک های حسابرسی خود را با هم ترکیب کرده و مطابقت دهید (تا زمانی که می توانید تغییر را توجیه کنید)، کدهای UPC یا کدهای QR را به هر مورد اختصاص دهید تا فرآیند را برای آینده خود دیجیتالی کنید، یک دست یاری استخدام کنید - باز هم، گزینه های زیادی وجود دارد که باید انجام دهید. از اینجا انتخاب کنید، فقط مطمئن شوید که شمارش نهایی تا آنجا که می تواند دقیق باشد.

یافته های خود را با سوابق مالی مقایسه کنید

پس از شمارش تمام محصولات فیزیکی که دارید، زمان آن رسیده است که یافته های خود را با سوابق فروش مقایسه کنید. هر گونه تناقض یا عدم تطابق نشان دهنده آغاز کار جداگانه ردیابی منبع مشکل است.

چک لیست حسابرسی سهام

برای اینکه کارها حتی برای شما آسان تر شود، در اینجا فهرست کوتاهی از سوالاتی وجود دارد که باید قبل، در طول و بعد از هر حسابرسی سهامی که انجام می دهید از خود بپرسید:

• آیا ممیزی کالاهای فیزیکی شما مجدداً بررسی شده است؟
• آیا کمبودی در سهام شما کشف شده است و چگونه می توان آنها را توضیح داد؟
• آیا مواردی وجود دارد که از آخرین تأیید موجودی منسوخ شده است؟
• آیا ثابت شده است که سهام برای نگهداری بسیار گران است؟
• آیا تمام قوانین و مقررات مربوطه به درستی مستند شده است؟
• آیا سوابق مالی و منابع موجودی به طور مرتب به روز می شوند؟
• آیا فرآیند مناسبی برای مستندسازی تمام مواد ورودی و خروجی وجود دارد؟
• آیا اقلام اضافی وجود دارد؟
• آیا آنها به درستی در سوابق ثبت شده اند؟
• آیا فرآیندهای حسابرسی دستی وجود دارد که اکنون بتوان آن را خودکار کرد؟
• آیا سطح هر گونه اختلاف کمتر یا برابر با اعداد مورد انتظار است؟

چالش ها و راه حل ها در ممیزی موجودی

حتی اگر فرآیند ما را گام به گام دنبال کنید، تقریباً هر حسابرس سهام در مقطعی با مسائل رویه‌ای خاصی مواجه است. خوشبختانه، اینها معمولاً ناراحتی‌های جزئی هستند که باید از آنها آگاه باشید، نه مشکلات جدی که طبیعتاً باید به هر قیمتی از آنها اجتناب کنید.

بنابراین، در اینجا برخی از رایج ترین مسائل مربوط به ممیزی موجودی وجود دارد:

• مدیریت سهام زمانبر است، زیرا نیاز به توجه زیادی به جزئیات و نیروی انسانی دارد. به همین دلیل است که بهترین راه برای اطمینان از اینکه قربانی این نقص نمی شوید، برنامه ریزی حسابرسی از قبل و تعیین زمان معقول برای آن است. بسته به اندازه عمل شما، این روش ممکن است بین چند روز تا چند هفته طول بکشد.
• در بیشتر مواقع هیچ نمای زمان واقعی از موجودی شما وجود ندارد، بنابراین تأیید موجودی باید به صورت دوره ای انجام شود. شاید اجرای جلسات حسابرسی هفتگی یا ماهانه بیش از حد باشد، اما اطمینان از اینکه تعداد اقلام فیزیکی شما حداقل دو بار در سال با اسناد فروش شما مطابقت دارد می تواند شما را از مشکلات جدی نجات دهد.
• اکثر روش های حسابرسی را نمی توان خودکار کرد و بسیاری از فرآیندها هنوز باید به صورت دستی انجام شوند. عملیات حسابرسی خاصی وجود دارد که اکنون با کمک نرم افزار اختصاصی قابل انجام است، بنابراین توصیه اولیه ما سرمایه گذاری در چنین راه حلی است. به غیر از آن، پیروی از دو توصیه قبلی باید مشکلات ناشی از کار دستی باقیمانده را به حداقل برساند.
• ممیزی موجودی اغلب سایر عملیات شما را متوقف می کند و باعث تاخیر در حمل و نقل و به طور کلی ناخوشایند می شود. بهترین راه برای جلوگیری از این اتفاق این است که حسابرسی خود را از قبل برنامه ریزی کنید و همچنین برای پیش بینی تقاضا به تحقیقات بازار به موقع اعتماد کنید.

خلاصه

اجرای حسابرسی سهام یک روش ضروری برای هر کسب و کار تجارت الکترونیک است، زیرا تضمین می کند که کل عملیات شما به خوبی اجرا می شود و دید دقیقی از وضعیت مالی خود به شما می دهد.

در حالی که الزامی نیست، ممیزی‌های انجام شده توسط شریک اجرایی شما می‌تواند در درازمدت برای شما مفید باشد، به‌ویژه اگر یک فروشگاه بین‌المللی با چندین انبار پراکنده در سراسر جهان دارید. بسیاری از شرکای تدارکات، از جمله Omnipack، این را به عنوان یک سرویس ارائه می دهند و می توانند با حداقل اختلال در عملیات شما، بررسی موجودی را انجام دهند. در این صورت، شما در برابر چالش های عمده در حسابرسی محافظت خواهید شد.

انجام تجزیه و تحلیل دقیق و منظم موجودی می تواند به شما در جلوگیری از تقلب، فعال کردن تکنیک های مدیریت موجودی بهتر یا حتی افزایش درآمد کمک کند!